Verimli bir Yönetici Asistanı Nasıl Olunur


Böylece, sonunda ‘yüceltilmiş’ Yönetici Asistanı pozisyonuna yükseldiniz. Bunu yapmak ve iyi yapmak iki farklı şeydir. Karışıma biraz verimlilik katmayı öğrenmek için bu makaleyi okuyun.

Amaçlarınızı ve konuşmalarınızı mükemmel bir şekilde iletin. Her şeyi düzgün bir şekilde seslendirin. Ön taraftasın, sen şirketsin! Bunu her zaman dışarıdan arayanlara hatırlatmak istersiniz, şirket sizsiniz. Dahili aramalar için, patronunuzun bir uzantısısınız ve departmanı temsil ediyorsunuz. Telefona cevap verdiğinde, boğazından konuş, burnunu değil. Asla çığlık atmak ya da arayanlara sinsice yaklaşmak istemezsiniz. Fran Drescher’ın sesini duyunca büyük bir şirketin Başkanını çağırırken The Dadı TV dizisinden dinleyin. En büyük ilk izlenim değil! (90’lardan beri bu sitcom’a aşina olmayanlar için, Fran Drescher tarafından oynanan The Dadı, son derece nazal ve titreyen seslere sahipti. Farkı duyuncaya kadar bir mini kasete birkaç kez alıştırın. ses boğaz ve kadifemsi pürüzsüz sesler, var.

Telefon mesajlarıyla da iyi iletişim kurun. Sizin veya yöneticinizin tercih ettiği şey, bir karbon mesaj pedinde kapsamlı bir mesaj (zaman, tarih, isim ve telefon numarası) almakla ilgili yanlış bir şey yoktur. Açık renkli kağıt kullanarak, yöneticinizin adını ve tarihini sayfanın ortasına ve altında arayanın adı ve mesajına ait bir sütuna yazacaksınız. Birisi aradığında, arayanın adını, telefon numarasını ve mesajını yazacak, yazdıracak ve yöneticiye verecektir. Tabii ki, patronunuz o sırada masa başında değilse, ofise dönene kadar günlüğe isim eklemeye devam edebilirsiniz. Patronunuza günlüğü verin, böylece mesajları gözden geçirmeye ve hemen çağrıları geri göndermeye başlayabilir. Patronunuz aramaları geri döndüğünde, aramaları geri gönderilen herkesin isimlerini geçecektir. Periyodik olarak (ne zaman karar verirsiniz), patronunuzun geçmişte çağrıların yapıldığı kişilerin adlarını geçtiği eski günlüğüne kavuşacaksınız. Günlüğü, geri çağırdığı kişilerin isimlerini gölgeleyerek güncelleyeceksiniz. Bunu vurgulayarak VEYA satırın tamamını (isim, mesaj ve tümünü) vurgulayarak, “Biçim” e tıkladıktan sonra “gölgelendirme” yi tıklayıp daha sonra grinin daha açık tonlarından birini seçerek ve “Tamam” a tıklayarak veya grev yöntemini kullanarak vurgulayabilirsiniz. Bilgisayarınızda bunu, patronunuzun çarptığı her isme yapın ve yalnız çarpılmamış olanların isimlerini bırakın. Şimdi ekranınızdaki günlüğün bazı isimleri gölgeli, bazıları gölgelenmemiş ve gelen yeni aramalar var.
Bu sayfayı yazdırın ve patronunuza geri verin. Bir bakışta patronunuz, aramayı yapanların da aralarında bulunduğu ve geri çağrılması gerekenler de dahil olmak üzere, arayan herkesi görebilir. Bütün gün bunu yapıyor olacaksın. Girişimi Proaktif Ol ve Al. Ofise kalemle ve kağıtla git ve ara vermek için kendinden özür dileyin. Patronuna söyle “Rahatsız ettiğim için özür dilerim, ama neredeyse öğle yemeğini geçtiğini fark ettim ve senin için bir iki sandviç almamı isteyip istemediğini merak ettim (her ikisi de).” Kalem ve kağıdın geldiği yer burası. kullanışlı. Sandviç siparişleri alırken, ketçap mı yoksa hardal mı ve ne tür bir ekmek mi istediklerini sormayı unutmayın. Patronunuz 20 dolarlık bir faturayı mutlu bir şekilde dağıtacak ve öğle yemeği yemek için kapalı olacaksınız. Çoğu zaman, bu proaktif önlemi aldığınızda, öğle yemeği yemeyecekseniz, patronunuz büyük olasılıkla size minnettarlık ve takdir ifadesi olarak sizinkini almaya teklif edecektir.
Torbayla geri döndükten sonra, masanın üstüne atıp çıkma. Yayılmış olabilecek her kağıttan net bir yer bulun ve her kişinin sandviç ve içecek ve peçetelerini masanın üstüne yerleştirin. Patronuna, değişimini masasının üzerindeki makbuzla doldurduğunu ve başka bir şey olup olmadığını sorduğunu söyle. Muhtemelen size teşekkür edecekler, hayır diyecekler ve sandviçlerine dalmaya başlayacaklar. Boş torbayı yanınıza alın ve çöp kutunuza atın. Olumlu tavrını sürdürün ve her şeyin önceden olmasını bekleyin. Patronunuz, neye ihtiyaç duyacağı veya ne isteyeceği konusunda iyi bir fikir edinebileceğiniz kadar tutarlı bir şey yapıyor mu? Bu, patronunuzun işinde bazı sabitler varsa, ustalaşmak için son derece değerli bir beceridir. Bu şeyler, yöneticinizin genellikle sizden yapmasını istediği kişisel mektupları yazmayı veya en çok sevdiği belirli öğle yemeğinde özel planlar yapmayı içerebilir. Telefon görüşmeleri normalde sadece sizden ricada bulunur.

Yazar: Soru & Cevap

Aşağıdaki yazı yabancı dildeki kaynağından otomatik olarak Türkçe'ye çevrilmiştir. Yazım, imla ve gramer hataları barındırabilir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.